Perkara penting sepanjang urusan Pindah Pejabat

Pindah pejabat daripada pejabat lama, berpindah ke bangunan baru untuk menjalankan kerja hakiki! Indah sebab dapat tempat bekerja baru dan lebih selesa. Namun awas! Penatnya sebelum selesai pindah pejabat Bukan perkara yang mudah ya, banyak perlu di urus tadbir sebelum sesi pindah pejabat. Semua staff wajib memainkan peranan mereka.

Terdapat banyak elemen perlu dipertimbangkan semasa berpindah pejabat. Pindah pejabat sememangnya merupakan salah satu perkara yang amat memeningkan. Bagi kurangkan stress semasa pindah pejabat dan memudahkan urusan pindah pejabat pastikan anda membuat carta strategi cheklist yang tepat. Supaya memudahkan urusan pindah pejabat agar tidak ada yang tertinggal barang berharga atau tercicirnya dokumen-dokumen yang penting semasa berpindah ke pejabat baru.

Terdapat banyak perkara yang perlu diuruskan semasa proses pindah pejabat perlu mengambil kira setiap item termasuk perabot pejabat, peralatan komputer, perabot dan peralatan di bilik stor, mesyuarat dan IT, susunan hiasan di pejabat harus dipertimbangkan.

Antara yang utama adalah, file dokumen-dokumen penting, dan juga dokumen di dalam komputer perlu di buat simpanan kedua untuk sebarang kemungkinan apabila berpindah ke tempat baru nanti. Untuk memudahkan, anda boleh rujuk di Nizaf Mover step preparation untuk pindah pejabat. Mungkin dapat membantu anda sedikit sebanyak untuk lebih memudahkan urusan pindah pejabat kelak.

Tatacara Pindah Pejabat

Untuk suatu organisasi pejabat sudah pasti ada step dan caranya tersendiri apabila berkeperluan untuk pindah pejabat dari yang lama kepada pejabat baru iaitu tidak kiralah swasta atau pun kerajaan. Bagi sektor swasta untuk pindah pejabat dari segi law lebih mudah prosedurnya berbanding sektor Kerajaan. Namun, untuk pejabat kerajaan tatacara agak rumit sedikit kerana perlu mengikut prosedur dan pekeliling kerajaan yang telah ditetapkan.

Bagi sektor kerajaan, organisasi tersebut perlu membuat pindah peruntukan. Semua permohonan untuk pindah peruntukan, sama ada bagi mendapat kelulusan Pegawai ataupun Perbendaharaan hendaklah dikemukakan dengan menggunakan borang seperti di (Lampiran B). Pegawai hendaklah menggunakan format waran pindah peruntukan seperti di Lampiran C dan C1 bagi semua pindah peruntukan yang dibuat di bawah Pekeliling ini. Waran pindah peruntukan hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Pengawal sendiri atau mana-mana pegawai bawahannya yang lain yang diberi kebenaran secara bertulis olehnya di bawah seksyen 15A (2) Akta Tatacara Kewangan 1957. Waran pindah peruntukan hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara dengan kadar segera. Sekiranya waran pindah peruntukan tersebut ditandatangani oleh mana-mana pegawai selain Pegawai Pengawal, satu salinan surat kebenaran hendaklah dihantar bersekali kepada Jabatan Akauntan Negara.

Checklist Sebelum Pindah Pejabat

          Proses pindah pejabat adalah rumit. Dengan begitu banyak perkara yang perlu dilakukan, mudah untuk mengabaikan tugas yang lebih kecil, namun penting. Untuk memastikan pejabat anda bergerak di landasan, gunakan panduan senarai semak berikut yang akan memastikan tiada apa yang dibatalkan.

Labelkan Dan Asingkan Dokumen Yang Penting

          Pemilihan dokumen dan barang yang berkeperluan yang tepat adalah penting semasa tempoh mengemas barang-barang di pejabat semasa mengasingkan barang untuk pindah pejabat. Ini bagi memudahkan anda untuk menyusun dan mendapatkan kembali barangan tersebut di pejabat baru nanti. Ini antara langkah yang terpenting juga. Anda perlu mengasingkan kotak-kotak dengan dokumen-dokumen yang dilabelkan dengan mudah untuk anda nanti. Sekali gus dapat memudahkan untuk mengira bilangan kotak yang ada. Letakkan label pada setiap kotak dengan isi kandungannya untuk jimat masa ketika hendak mengemas. Selain itu, anda juga boleh tandakan setiap kotak dengan label tertentu bagi memudahkan untuk pekerja Pejabat memindahkannya nanti. Anda boleh mendapat kotak di Nizaf Mover dengan harga yang berpatutan disamping pekerja mereka dapat membantu anda dalam penyediaan urusan pindah pejabat dengan harga yang berpatutan. Tanpa anda perlu pening-pening untuk mencari kotak-kotak dari satu pasaraya ke pasaraya yang lain hanya utuk mendapatkan kotak agi menyusun barang-barang pejabat.

          Hatta sekaligus Nizaf Mover mempunyai pasukan yang berdedikasi mempunyai pengalaman urusan pindah barang-barangan lebih 15 tahun tidak kira Semenanjung mahupun Sabah dan Sarawak. Nizaf Mover berfungsi dengan cekap semasa proses pemindahan dengan membongkar barangan di pejabat lama, membungkus apa-apa barangan dan masuk dalam kotak dengan selamat, memindahkannya dengan selamat ke pejabat baru, kemudian memasang semula barang-barang itu di pejabat baru, dan akhirnya memastikan semua ini dilakukan dalam jangka masa yang dirancang atau dalam masa satu hari.

Juruteknik Untuk Pindah Barangan Elektrik

          Sekiranya untuk urusan pindah pejabat ada perancangan untuk memindahkan barang pejabat barang elektrik seperti kipas, pendingin hawa, atau lampu dan sebagainya, dari pejabat lama ke pejabat baru. Anda memerlukan carian Juruteknik yang berpengalaman bagi membantu anda untuk membuka barangan elektrik tersebut untuk dipindah dan pasangkan dipejabat baru. Anda boleh melayari google buat carian wiring electrical freelance atau Facebook, terdapat banyak freelance wiring. Dan mungkin dapat membantu anda di samping memilih yang terbaik apabila melihat feedback customer yang lain sekaligus dapat membantu mereka mencari rezeki.

Telefon, Pejabat Pos, E-mel dan Akaun Media Sosial

          Pemakluman awal, utiliti pertama yang anda hubungi mengenai langkah anda; anda ingin memastikan perniagaan anda tetap terbuka semasa bergerak atau bahawa terdapat sedikit gangguan yang mungkin. Biarkan syarikat telefon tahu bila langkah itu dan meminta telefon dipasang dan siap untuk beroperasi di pejabat baru  sebelum tarikh pindah, bagi memastikan berjalan pada tarikh pindah.

Tukar Alamat Pejabat Baru (Memaklumkan Kepada Klien-Klien) Dan Rancang Tarikh Pindah Pejabat

          Selain itu, anda perlu memastikan untuk penukaran alamat harus dibuat. Anda pastikan anda kemas kini alamat untuk surat menyurat di pejabat anda supaya mudah untuk berurusan dengan pihak utiliti, bank, klien-klien dan lain-lain lagi. Sebaiknya lebih awal lebih bagus. Sekurang-kurangnya anda perlu memaklumkan sebarang urusan pejabat atau klien-klien dimaklumkan terlebih dahulu melalui e-mail, surat dan lain-lain untuk diwarkan pemindahan tukar pejabat.

          Sebelum berpindah ke Pejabat baru anda harus pastikan alamat telah ditukar dan dimaklumkan kepada klien-klien dan sebagainya. Pastikan anda kemas kini alamat supaya mudah untuk berurusan dengan pihak bank dan sebagainya.

          Pastikan memilih tarikh yang betul untuk urusan pindah ke pejabat baru. Maklumkan kepada mover tarikh tersebut yang dijadualkan. Elakkan memilih hari cuti umum, dari mengelakkan kesesakan lalu lintas sekaligus melambatkan masa, dan merugikan masa anda.  Pastikan di tempat pejabat baru, barang-barang akan diletakkan di lokasi yang betul mengikut label, dan kemudian ianya adalah akan dipasang semula seperti yang diperlukan.

Kesimpulan

          Kesimpulannya, pastikan anda melakukan pemeriksaan terakhir.  Membuat pemeriksaan keseluruhan untuk ruang pejabat supaya tiada dokumen atau barang-barang tercicir. Tutup semua suis dan lampu. Pindah pejabat adalah merupakan sesuatu yang menarik atau juga memenatkan, atau kedua-duanya sekali. Jangan jadikan ia sesuatu yang dilakukan di saat akhir kerana beberapa proses seperti mencari mover yang anda mahukan, memohon kebenaran dari pengurusan bangunan dan lain-lain lagi perlu dilakukan lebih awal.

Perancangan yang teliti dan teratur harus dilaksanakan dan pastikan anda mempunyai senarai yang lengkap bagi mengelakkan stress dan terkejar-kejar dalam urusan pindah pejabat ini dan jadikan proses perpindahan ke pejabat baru sesuatu yang indah dan segala urusan berjalan lancar dengan bantuan pihak mover.